Bedienungsanleitung

🔐 Anmelden & Rollen

Erster Login

Der Standardzugang für Administratoren lautet:

• E-Mail: [email protected]
• Passwort: haendler123

Rollen im Überblick

Eigene Rollen mit granularen Berechtigungen können unter Einstellungen → Benutzer & Rollen angelegt werden.

🗂️ Navigation

Die linke Seitenleiste enthält alle Hauptbereiche. Sie bleibt beim Scrollen sichtbar. Der aktive Bereich ist rot hervorgehoben.

• 📋 Bestellungen — Eingehende und laufende Bestellungen
• 🖥️ Kioskmodus — Schnellbestellung direkt im Ladengeschäft
• 🚚 Tourenliste — Liefergebiete und Lieferstatus
• 📦 Packliste — Kommissionierliste für das Lager
• 👥 Kunden — Kunden anlegen, bearbeiten, filtern
• 🛍️ Artikel — Produktstammdaten und Preise
• 🔁 Abonnements — Wiederkehrende Bestellungen
• 🧾 Rechnungen — Rechnungsübersicht und Export
• ✉️ E-Mail — Mailprotokoll und Vorlagen
• ⚙️ Einstellungen — Konfiguration, Backup, Buchhaltung

📊 Dashboard

Das Dashboard zeigt auf einen Blick:

• Offene Bestellungen (Anzahl und Gesamtbetrag)
• Bald fällige Abonnements
• Aktuelle Liefertage und Touren
• Umsatz-Kennzahlen der laufenden Periode

📋 Bestellungen

Neue Bestellung anlegen

1. Auf + Neue Bestellung klicken.
2. Kunden aus der Dropdown-Liste auswählen oder direkt eingeben.
3. Artikel über die Suche oder Kategorieauswahl hinzufügen, Mengen eingeben.
4. Liefertermin und Liefergebiet (Tour) festlegen.
5. Speichern — die Bestellbestätigung wird automatisch per E-Mail versendet (sofern aktiviert).

Bestellstatus

• offen — Bestellung eingegangen, noch nicht bearbeitet
• in Bearbeitung — Kommissionierung läuft
• geliefert — Lieferung abgeschlossen
• storniert — Bestellung wurde storniert

Bestellung bearbeiten

Eine Bestellung öffnen und auf Bearbeiten klicken. Artikel, Mengen und Liefertermin können bis zur Lieferung geändert werden. Änderungen am Preis sind nur für Administratoren möglich.

Telefonische und mündliche Bestellungen erfassen

Bestellungen, die per Telefon oder direkt im Ladengeschäft aufgegeben werden, können Mitarbeiter einfach selbst im Backend anlegen. Der Ablauf ist identisch mit einer Online-Bestellung — der Kunde erhält auf Wunsch dieselbe automatische Bestellbestätigung per E-Mail. Für Laufkundschaft ohne Kundenkonto bietet sich der Kioskmodus an.

🖥️ Kioskmodus (Ladengeschäft)

Der Kioskmodus ist eine vereinfachte Bestellmaske, die direkt im Ladengeschäft eingesetzt werden kann — z.B. auf einem Tablet an der Theke oder als Bestellterminal im Lager.

Vorteile im Ladengeschäft

• Schnelle Artikelsuche und Mengenauswahl ohne unnötige Felder
• Einmalbestellungen ohne Kundenregistrierung möglich — ideal für Laufkundschaft
• Bestellung wird sofort im System erfasst und erscheint in der normalen Bestellübersicht
• Kein separates Kassensystem nötig für einfache Bestellannahmen
• Mitarbeiter ohne Backend-Kenntnisse können den Kioskmodus ohne Schulung bedienen

Kioskmodus aufrufen

1. Im Backend auf Kioskmodus in der Seitenleiste klicken — oder den direkten Link auf dem Tablet aufrufen.
2. Artikel über die Suchleiste oder Kategorieauswahl finden.
3. Menge eingeben und in den Warenkorb legen.
4. Bestellung abschließen: mit bestehendem Kundenkonto verknüpfen oder als Einmalbestellung ohne Konto anlegen.

🚚 Tourenliste & Lieferung

Liefergebiete einrichten

Unter Einstellungen → Allgemein → Liefergebiete können Gebiete mit Name, Wochentag, Lieferpauschale und Mindestbestellwert definiert werden. Jede Bestellung wird einem Gebiet zugeordnet.

Tourenliste am Liefertag

1. Tourenliste öffnen — alle Bestellungen des aktuellen Liefertags erscheinen nach Gebiet gruppiert.
2. Lieferstatus je Bestellung auf unterwegs setzen, wenn der Fahrer losfährt.
3. Nach der Lieferung Status auf geliefert setzen.
4. Lieferschein über den Drucken-Button erzeugen und ausdrucken oder als PDF speichern.

Mengenkorrektur

Fahrer können vor Ort Mengen anpassen (z.B. wenn ein Artikel nicht mitgegeben werden konnte). Die Korrektur wird gespeichert und wirkt sich auf die Rechnung aus.

📦 Kommissionierliste (Packliste)

Die Packliste aggregiert alle Artikel aller offenen Bestellungen des Liefertags — ideal für das Lager.

• Gesamtansicht: alle Artikel summiert, unabhängig von der Tour
• Nach Tour: separate Listen je Liefergebiet
• Abhak-Funktion: Artikel beim Einladen direkt in der Liste abhaken
• Drucken: sauberes Drucklayout ohne Navigation und Buttons

🧾 Rechnungen

Rechnung erstellen

Rechnungen werden automatisch erstellt, sobald eine Bestellung auf geliefert gesetzt wird. Sie können auch manuell angelegt werden.

Rechnungsnummernschema

Unter Einstellungen → Buchhaltung → Rechnungsnummern-Schema lässt sich das Format konfigurieren:

• Präfix (z.B. RE-)
• Jahr, Monat optional einfügen
• Laufende Nummer mit Mindeststellenzahl

PDF herunterladen

In der Rechnungsübersicht auf die Rechnung klicken → PDF-Button. Das PDF kann per E-Mail direkt aus der App versendet werden.

Rechnungen filtern

Filteroptionen: Zeitraum, Kunde, Status (offen / bezahlt / storniert), Betrag.

🛍️ Artikel verwalten

Neuen Artikel anlegen

1. Bereich Artikel öffnen → + Neuer Artikel.
2. Name, Kategorie, Einheit, Inhalt und Pfandwert eingeben.
3. Verkaufspreis (VK) und optional Einkaufspreis (EK) eintragen.
4. Bild hochladen (wird im Kundenshop und in Bestätigungsmails angezeigt).
5. Speichern — Artikel ist sofort im Shop sichtbar.

Mengenrabatt-Staffeln

Im Artikelformular können Rabattstaffeln aktiviert werden (Toggle Mengenrabatt-Staffeln). Standardmäßig sind Staffeln deaktiviert.

• Staffeln bestehen aus Mindestmenge und Rabatt in Prozent
• Mehrere Staffeln je Artikel möglich
• Toggle deaktiviert → Staffeln werden zwar gespeichert, aber nicht angewendet

Literpreis

Wenn Inhalt in Milliliter und Preis angegeben sind, berechnet das System automatisch den Literpreis und zeigt ihn im Kundenshop an.

Artikel deaktivieren

Artikel können deaktiviert (unsichtbar im Shop) werden, ohne sie zu löschen. So bleibt die Rechnungshistorie konsistent.

📂 Mehrere Artikelstämme

Das System unterstützt mehrere unabhängige Artikelstämme — sogenannte Datensätze. So können parallel verschiedene Sortimente verwaltet werden, die sich im Shop je nach Bedarf umschalten lassen.

Typische Anwendungsfälle

• Privatkunden-Sortiment und Gastronomiebedarf getrennt verwalten
• Saisonsortiment (z.B. Grillsaison, Weihnachten) vorbereiten und aktivieren
• Testsortiment anlegen, ohne das laufende Produktivsortiment zu verändern

Datensatz anlegen und wechseln

1. Im Backend unter Artikel → Datensatz einen neuen Datensatz anlegen oder einen bestehenden auswählen.
2. Jedem Datensatz einen Namen geben (z.B. „Privatkunden", „Gastro").
3. Den gewünschten Datensatz als aktiv markieren — nur dieser wird im Shop angezeigt.

Standardmäßige Kachelgröße je Datensatz

Im Backend kann je Datensatz eine Standard-Spaltenanzahl festgelegt werden (3, 4, 5 oder 6 Spalten). Diese Einstellung gilt als Ausgangslayout; einzelne Artikelkarten können darüber hinaus im Frontend-Editor vergrößert werden.

👥 Kundenverwaltung

Neuen Kunden anlegen

Über + Neuen Kunden anlegen öffnet sich ein Modal-Formular. Felder:

• Kontotyp: Privatkunde oder Geschäftskunde
• Name, Unternehmen (bei B2B), E-Mail, Telefon
• Lieferadresse (Straße, PLZ, Ort)
• Preisgruppe (Standard / B2B / individuell)

Kunden filtern

Die Filterschaltflächen oben in der Kundenliste:

• Alle — vollständige Kundenliste
• Privatkunden — nur Privatkunden
• Geschäftskunden — nur B2B-Kunden
• Offene Rückstände — Kunden mit unbezahlten Rechnungen

B2B-Anfragen

Wenn ein Geschäftskunde sich über den Shop registriert, landet die Anfrage als ausstehend in der Kundenliste. Ein Administrator oder berechtigter Mitarbeiter kann die Anfrage freigeben oder ablehnen.

Kundenkonto & Passwort

Kunden können ein Passwort für das Kundenportal erhalten. Das Passwort wird verschlüsselt gespeichert und kann jederzeit zurückgesetzt werden.

👤 Kundenportal

Das Kundenportal ist der Bereich des Shops, den Kunden nach dem Login sehen. Es ist getrennt vom Händler-Backend und zeigt nur kundeneigene Daten.

Funktionen im Kundenportal

• Eigene Bestellungen einsehen — Bestellhistorie mit Status, Artikeln und Lieferdaten
• Rechnungen herunterladen — alle eigenen Rechnungen als PDF verfügbar
• Stammdaten pflegen — Lieferadresse, Telefonnummer, E-Mail aktualisieren
• Neue Bestellung aufgeben — direkt über den Webshop, mit gespeicherter Adresse und Preisgruppe
• Abonnements einsehen — aktive Abos und nächste Liefertermine

Kundenportal aktivieren

Kunden erhalten Zugang, sobald im Kundenstamm eine E-Mail-Adresse und ein Passwort hinterlegt sind. Das Passwort kann der Händler im Backend setzen oder zurücksetzen — Kunden können es im Portal selbst ändern.

Unterschied Privat- und Geschäftskunden

Geschäftskunden sehen im Portal ihre Netto-Preise und Firmendaten. Privatkunden sehen Bruttopreise. Die Ansicht richtet sich automatisch nach dem Kontotyp.

🔁 Abonnements

Was sind Abonnements?

Abonnements erzeugen automatisch wiederkehrende Bestellungen für Kunden mit regelmäßigem Bedarf (z.B. wöchentliche Wasserlieferung).

Abo anlegen

1. Bereich Abonnements öffnen → + Neues Abo.
2. Kunden auswählen und Artikel mit Mengen definieren.
3. Rhythmus festlegen: wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich.
4. Startdatum und Liefergebiet auswählen.
5. Speichern — das System erstellt automatisch die nächste Bestellung.

Vorlauf konfigurieren

Unter Einstellungen → Allgemein → Abo-Vorlauf kann eingestellt werden, wie viele Tage vor dem Liefertermin die Bestellung automatisch angelegt wird. Standard: 2 Tage.

Abo pausieren oder beenden

In der Abo-Übersicht das jeweilige Abo öffnen und auf Pausieren oder Beenden klicken. Laufende Bestellungen werden nicht gelöscht.

🎨 Frontend-Editor

Der Frontend-Editor erlaubt es, den Webshop direkt im Browser zu gestalten — ohne Backend, ohne Design-Programm. Alle Änderungen sind sofort für Kunden sichtbar.

Frontend-Editor aktivieren

1. Im Händler-Backend auf Shop ansehen & bearbeiten klicken (oder direkt zur Shop-URL navigieren).
2. Im Shop oben rechts erscheint ein roter Bearbeiten-Button — klicken, um den Bearbeitungsmodus zu starten.
3. Eine Werkzeugleiste mit allen Gestaltungsoptionen erscheint oben im Bildschirm.

Werkzeugleiste im Überblick

• ✏️ Hero bearbeiten — öffnet den Hero-Editor für den Headerbereich
• 📐 Kartengrößen & Sortierung — Artikelkarten per Drag&Drop sortieren und Größe wählen
• 🎞 Laufleiste — Ticker-Text und Darstellung anpassen
• Speichern / Verwerfen — Änderungen übernehmen oder rückgängig machen

🖼️ Hero-Editor

Der Hero-Editor gestaltet den großen Headerbereich ganz oben im Shop. Texte, Logo, Bilder, Farbflächen und die Navigation lassen sich frei positionieren und anpassen.

Elemente hinzufügen

Über die Werkzeugleiste im Hero-Editor können neue Elemente eingefügt werden:

• Text — freier Textblock, Schriftgröße, Farbe und Ausrichtung einstellbar
• Logo — Bild hochladen (wird auf max. 400 px skaliert); alternativ vorhandenes Logo verwenden
• Bild — beliebiges Bild hochladen und platzieren
• Box — Farbfläche, einfarbig oder als Farbverlauf (Farbe 1, Farbe 2, Winkel); Eckenradius einstellbar
• Navigation — Shop-Navigationsleiste mit konfigurierbarer Schrift- und Hintergrundfarbe

Elemente positionieren

Jedes Element lässt sich per Drag&Drop frei auf dem Hero-Bereich verschieben. Größe durch Ziehen an den Ecken anpassen. Die Position wird in Prozent gespeichert, sodass das Layout auf verschiedenen Bildschirmgrößen proportional bleibt.

Ebenen verwalten

Das 🗂 Ebenen-Panel zeigt alle Elemente in einer Liste nach z-Reihenfolge. Dort kann man:

• Elemente durch Klick auswählen — auch wenn sie von anderen Elementen verdeckt sind
• Sichtbarkeit einzelner Elemente mit 👁 ein- oder ausschalten
• Z-Reihenfolge ändern: ⏬ ganz zurück / ↓ eine Ebene / ↑ eine Ebene / ⏫ ganz vorne

Hintergrundbild

Über den Button 🖼 Hintergrundbild in der Hero-Werkzeugleiste kann ein Bild hochgeladen werden, das den gesamten Hintergrund des Heroes füllt. Ein vorhandenes Bild lässt sich dort auch wieder entfernen.

Änderungen speichern oder verwerfen

Am Ende der Bearbeitung auf Speichern klicken — die Änderungen sind sofort für alle Besucher sichtbar. Mit Verwerfen wird der Zustand vor der Bearbeitung wiederhergestellt.

📐 Kartengrößen & Sortierung

Im Frontend-Bearbeitungsmodus kann die Darstellung der Artikelkarten im Shop angepasst werden — Reihenfolge und Größe je Artikel frei wählbar.

Artikel sortieren

Im Bearbeitungsmodus erscheint auf jeder Artikelkarte ein ⠿ Griff oben links. Artikel einfach per Drag&Drop in die gewünschte Reihenfolge ziehen. Die Reihenfolge gilt innerhalb der gewählten Kategorie und über alle Kategorien hinweg.

Kartengröße wählen

Unter jeder Karte erscheint im Bearbeitungsmodus eine Größenleiste mit drei Optionen:

• □ Normal (1×1) — Standard-Kachel
• ▬ Breit (2×1) — doppelt so breit, Bild links, Text rechts; ideal für Highlights
• ■ Groß (2×2) — große Featured-Kachel, doppelte Breite und Höhe

Anzahl der Spalten (Backend)

Die Standard-Spaltenanzahl des Katalog-Grids lässt sich im Backend unter Einstellungen → Design → Kachelgröße festlegen: 3, 4, 5 oder 6 Spalten (Mini). Die Einstellung gilt als Standardansicht; einzelne Artikelkarten können darüber hinaus auf 2 Spalten verbreitert werden.

📢 Laufleiste (Ticker)

Die Laufleiste ist ein scrollender Infotext, der unterhalb des Headerbereichs angezeigt wird. Sie eignet sich für Angebote, Lieferhinweise, Öffnungszeiten oder sonstige aktuelle Infos.

Laufleiste einrichten

1. Frontend-Bearbeitungsmodus aktivieren.
2. In der Werkzeugleiste auf 🎞 Laufleiste klicken — ein Einstellungsfenster öffnet sich.
3. Text eingeben, der durch die Leiste laufen soll.
4. Geschwindigkeit, Hintergrundfarbe, Textfarbe und Höhe nach Wunsch anpassen.
5. Änderungen über Speichern in der Hauptwerkzeugleiste sichern.

✉️ E-Mail & Kommunikation

Mailserver einrichten

Unter Einstellungen → Allgemein → Mailserver den SMTP-Zugang eintragen:

• Host, Port, Benutzername, Passwort
• Absender-Name und Absender-E-Mail
• Standard-CC (z.B. eigene Buchhaltung)

Automatische E-Mails

• Bestellbestätigung: geht sofort nach Anlage einer Bestellung raus — mit Artikelliste, Produktbildern, Liefertermin und Firmen-Signatur
• Rechnungsversand: Rechnung als PDF-Anhang direkt aus der Rechnungsübersicht versenden

E-Mail-Signatur

Unter Einstellungen → Allgemein → E-Mail-Signatur kann die Signatur mit Firmenlogo, Adresse und Kontaktdaten gepflegt werden. Diese erscheint in allen automatischen Mails.

E-Mail-Verlauf

Im Bereich E-Mail sind alle gesendeten Nachrichten protokolliert (Empfänger, Betreff, Zeitstempel, Status). Für Mitarbeiter mit der Berechtigung E-Mail-Verlauf einsehen einsehbar.

📊 Buchhaltungsexport

Unter Einstellungen → Buchhaltung können Rechnungsdaten für den Steuerberater exportiert werden.

DATEV Buchungsstapel CSV

Exportiert alle Rechnungen eines Zeitraums im DATEV-kompatiblen Format (EXTF-Header, Halbpunkt-getrennt, BOM). Direkt importierbar in DATEV Unternehmen online und gängige Steuerkanzlei-Software.

1. Einstellungen → Buchhaltung öffnen.
2. Zeitraum (von / bis) auswählen.
3. DATEV-Berater-Nummer und Mandanten-Nummer eintragen (einmalig).
4. CSV exportieren klicken — Datei wird heruntergeladen.

PDF-Rechnungsarchiv (ZIP)

Alle Rechnungs-PDFs eines Zeitraums als ZIP-Datei herunterladen — für die Ablage beim Steuerberater oder als Archiv.

Automatischer Monatsexport

Unter Steuerberater-Einstellungen kann eine E-Mail-Adresse hinterlegt werden. Das System versendet dann am ersten Werktag des Monats automatisch den DATEV-Export und das PDF-Archiv für den Vormonat.

⚙️ Einstellungen

Die Einstellungen sind in drei Unterbereiche gegliedert:

Allgemein

• Firmenname, Logo, Kontaktdaten
• Mailserver-Konfiguration und E-Mail-Signatur
• Zugangsdaten (Passwort ändern)
• Liefergebiete definieren
• Abo-Vorlauf in Tagen
• Lieferschein-Layout (Hinweistext, Fußzeile)

Daten & Import

• Datensicherung (manuelles Backup, automatisches Backup)
• Backup herunterladen und wiederherstellen
• Artikel-Stammdaten per CSV importieren
• Kundenstamm per CSV importieren

Buchhaltung

• Rechnungsnummern-Schema konfigurieren
• DATEV-Export (manuell und automatisch)
• Steuerberater-E-Mail für automatischen Versand

💾 Backup & Wiederherstellung

Automatisches Backup

Das System erstellt täglich um Mitternacht automatisch eine Sicherungskopie der Datenbank. Die letzten Backups werden lokal auf dem Server gespeichert.

Manuelles Backup

1. Einstellungen → Daten & Import → Datensicherung öffnen.
2. Auf Backup jetzt erstellen klicken.
3. Die Backup-Datei (.db) wird zum Download angeboten — an einem sicheren Ort speichern.

Backup wiederherstellen

1. Backup-Datei bereithalten.
2. Einstellungen → Daten & Import → Backup wiederherstellen öffnen.
3. Datei hochladen und bestätigen.
4. Server startet automatisch neu und lädt die wiederhergestellte Datenbank.

👤 Benutzer & Rollen

Mitarbeiter anlegen

1. Einstellungen → Benutzer & Rollen öffnen.
2. + Neuer Mitarbeiter klicken.
3. Name, E-Mail und Rolle auswählen.
4. Initiales Passwort vergeben — der Mitarbeiter sollte es beim ersten Login ändern.

Rollen anpassen

Neben den vier Standardrollen (Admin, Mitarbeiter, Fahrer, Buchhaltung) können eigene Rollen mit individuellen Berechtigungen erstellt werden. Jede Berechtigung lässt sich separat aktivieren oder deaktivieren.

Mitarbeiter deaktivieren

Mitarbeiter können deaktiviert werden — sie können sich dann nicht mehr einloggen, aber ihre Aktivitäten bleiben in der Historie erhalten.